BAB I
ISO 9001: 2008
1.1 PENDAHULUAN
ISO 9001 merupakan standard international yang mengatur tentang sistem management Mutu (Quality Management System), oleh karena itu seringkali disebut sebagai “ISO 9001, QMS” adapun tulisan 2008 menunjukkan tahun revisi, maka ISO 9001:2008 adalah system manajemen mutu ISO 9001 hasil revisi tahun 2008. International Organization for Standardization (ISO) telah mempublikasikan ISO 9001 versi terbarunya ISO 9001:2008 pada tanggal 13 November 2008. Menyusul 2 bulan kemudian, Standar Nasional Indonesia (SNI) mengadopsi ISO 9001 : 2008 dan ditetapkan SNInya pada tanggal 31 Desember 2008. Dokumen ISO tersebut tidak menambah persyaratan dari ISO 9001 versi Tahun sebelumnya, Tahun 2000. Namun ada hal-hal yang perlu diperhatikan dalam standar ISO 9001 versi terbaru ini, yaitu:
1. Untuk membuktikan pemenuhan persyaratan ISO 9001:2008, organisasi harus mampu menyediakan bukti objektif (tidak perlu terdokumentasi) bahwa SMM telah diterapkan secara efektif.
2. Analisis dari proses sebaiknya merupakan sumber untuk menetapkan jumlah dokumen yang diperlukan bagi SMM, guna memenuhi persyaratan ISO 9001:2008. Bukan dokumentasi yang menentukan proses.
3. ISO 9001:2008, memberikan fleksibilitas bagi organisasi untuk memilih pendokumentasian SMM.
4. Memungkinkan setiap organisasi mengembangkan jumlah minimum dari dokumentasi yang diperlukan untuk mendemonstrasikan perencanaan yang efektif, operasi dan kontrol prosesnya serta penerapannya dan peningkatan dari efektifitas SMM.
5. Penekanan bahwa ISO 9001 mensyaratkan “Documented quality management system”, and not a “system of documents”.
Versi 2008 lahir sebagai bentuk penyempurnaan atas revisi tahun 2000. Adapun perbedaan antara versi 2000 dengan 2008 secara significant lebih menekankan pada effectivitas proses yang dilaksanakan dalam organisasi tersebut. Jika pada versi 2000 mengatakan harus dilakukan corrective dan preventive action, maka versi 2008 menetapkan bahwa proses corrective dan preventive action yang dilakukan harus secara effective berdampak positif pada perubahan proses yang terjadi dalam organisasi. Selain itu, penekanan pada control proses outsourcing menjadi bagian yang disoroti dalam versi terbaru ISO 9001 ini.
ISO 9001 versi 2000 dan versi 2008 lebih mengedepankan pada pola proses bisnis yang terjadi dalam organisasi perusahaan sehingga hampir semua jenis usaha bisa mengimplementasi system management mutu ISO 9001 ini. Revisi ISO 9001, dilakukan dengan tujuan mengembangkan standar yang lebih sederhana yang dapat diaplikasikan setara bagi organisasi kecil, menengah dan besar, selain untuk memberikan hasil aktifitas proses dari organisasi dan meningkatkan kesesuaian / integrasi dengan ISO 14000.
1.2 PERKEMBANGAN ISO 9001:2008
ISO 9001 merupakan standard International yang mengatur tentang sistem management mutu (Quality Management System) atau sering disebut sebagai “ISO 9001, QMS” dan tulisan “2008″ menunjukkan tahun revisi, maka ISO 9001:2008 adalah sistem manajemen mutu ISO 9001 hasil revisi tahun 2008. Seiring perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, terutama semakin luasnya dunia usaha, maka kebutuhan akan pengelolaan sistem manajemen mutu semakin dirasa perlu dan mendesak untuk diterapkan pada berbagai scope industry yang semakin hari semakin beragam. Versi 2008 ini adalah versi terbaru yang diterbitkan pada bulan Desember 2008 yang lalu.
1. Pra ISO 9000
Selama perang dunia ke-2, terdapat banyak sekali persoalan mutu dalam industri teknologi tinggi di Inggris, seperti amunisi yang meledak saat masih di pabrik pembuatnya. Solusi yang dilakukan adalah dengan mensyaratkan pabrik untuk mendokumentasikan prosedur serta menunjukannya dengan bukti-bukti terdokumentasi untuk membuktikan bahwa prosedur tersebut telah dilakukan sesuai dengan yang dituliskan. Nama standar itu dikenal dengan kode BS 5750, dan diakui sebagai standar manajemen sebab ia tidak menyatakan apa yang dibuat, tapi bagaimana mengelola proses pembuatannya. Pada tahun 1987, pemerintah Inggris meyakinkan ISO untuk mengadopsi BS 5750 sebagai standar internasional, dan kemudian BS 5750 menjadi ISO 9000.
2. Versi 1987
Standar ISO tentang SMM versi 1987 memiliki struktur yang sama dengan BS 5750, dengan 3 (tiga) model SMM, pemilihan didasarkan pada ruang lingkup aktivitas suatu organisasi:
• ISO 9001:1987 Model, untuk penjaminan mutu (QA = quality assurance) dalam desain, pengembangan, produksi, instalasi dan pelayanan bagi organisasi yang memiliki aktivitas menciptakan produk baru.
• ISO 9002:1987 Model, untuk QA dalam produksi, instalasi dan pelayanan yang dasarnya sama dengan ISO 9001:1987 namun tanpa aktivitas menciptakan produk baru.
• ISO 9003:1987 Model, untuk QA dalam pengujian dan inspeksi akhir saja.
• ISO 9000:1987 dipengaruhi oleh standar militer di Amerika Serikat khususnya, namun juga cocok diterapkan pada manufaktur. Penekanan standar ini adalah pada kesesuaian dengan prosedur-prosedur daripada terhadap proses manajemen secara keseluruhan.
3. Versi 1994
Pada perkembangan berikutnya, ditahun 1994, karena kebutuhan guaranty quality bukan hanya pada aspek final inspection, tetapi lebih jauh ditekankan perlunya proses preventive action untuk menghindari kesalahan pada proses yang menyebabkan ketidak sesuaian pada produk. Namun demikian versi 1994 ini masih menganut system procedure yang kaku dan cenderung document centre dibanding kebutuhan organisasi yang disesuaikan dengan proses internal organisasi. Pada ISO 9000:1994 dikenal 3 versi, yaitu 9001 tentang design, 9002 tentang proses produksi dan 9003 tentang services. Versi 1994 lebih fokus pada proses manufacturing dan sangat sulit diaplikasikan pada organisasi bisnis kecil karena banyaknya prosedur yang harus dipenuhi (at least 20 clauses yang semuanya wajib didokumentasikan menjadi prosedur organisasi). Karena keterbatasan inilah, maka technical committee melakukan review atas standard yang ada hingga akhirnya lahirlah revisi ISO 9001:2000 yang merupakan penggabungan dari ISO 9001, 9002 dan 9003 versi 1994.
4. Versi 2000
Pada versi tahun 2000, tidak lagi dikenal 20 klausul wajib, tetapi lebih pada proses business yang terjadi dalam organisasi. Sehingga organisasi sekecil apapun bisa mengimplementasikan sistem ISO 9001:2000 dengan berbagai pengecualian pada proses bisnisnya. Maka dikenallah istilah BPM atau Business Process Mapping, setiap organisasi harus memetakan proses bisnisnya dan menjadikannya bagian utama dalam quality manual perusahaan, walau demikian ISO 9001:2000 masih mewajibkan 6 prosedur yang harus terdokumentasi, yaitu Procedure Control of Document, Control of Record, Control of Non Conforming Product, Internal Audit, Corrective Action dan Preventive Action, yang semuanya bisa dipenuhi oleh organisasi bisnis manapun.
5. Versi 2008
Pada perkembangan berikutnya, versi 2008 lahir sebagai bentuk penyempurnaan atas revisi tahun 2000. Adapun perbedaan antara versi 2000 dengan 2008 secara signifikan lebih menekankan pada efektifitas proses yang dilaksanakan dalam organisasi tersebut. Jika pada versi 2000 menyatakan harus dilakukan corrective dan preventive action, maka versi 2008 menetapkan bahwa proses corrective dan preventive action yang dilakukan harus secara efektif berdampak positif pada perubahan proses yang terjadi dalam organisasi. Selain itu, penekanan pada control proses outsourcing menjadi bagian yang disoroti dalam versi terbaru ISO 9001 ini.
1.3 INFO TENTANG ISO 9001 : 2008
Sebagaimana standar-standar lainnya, standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 ditinjau secara periodik, setiap ± 5 tahun. Saat ini peninjauan sedang dilakukan pada standar ISO 9001 revisi terakhir yang diterbitkan tanggal 15 Desember 2000 untuk memastikan apakah standar tersebut masih relevan atau tidak dengan situasi dan kondisi dunia usaha/industri saat ini. Peninjauan (revisi) yang dilakukan oleh berbagai working group dan komite yang berada dalam kelompok ISO/TC 176 telah melalui proses-proses yang menghasilkan dokumen, secara berturut-turut: Committee Draft (CD) 1, CD 2, dan terakhir ISO 9001:2008. Saat ini ISO 9001:2008 sedang dalam proses ballot untuk menjadi Final Draft International Standard (FDIS).
Beberapa hal terkait dengan revisi standar ISO 9001 adalah:
Secara keseluruhan, perubahan yang terjadi hanya sedikit saja (minor) sehingga organisasi tidak akan terlalu bermasalah dalam mengadopsinya ke dalam sistem mereka.
Desain proses revisi untuk ISO 9001 ditetapkan bahwa jika sudah terjadi revisi major sebelumnya, maka revisi berikutnya akan dilakukan revisi minor.
Perubahan yang signifikan terdapat pada standar ISO 9004 yang merupakan dokumen panduan (bukan peryaratan).
Berikut perubahan yang terdapat pada DIS/ISO 9001:2008:
PERUBAHAN STANDAR ISO 9001:2000 vs ISO 9001:2008
SECTION PERUBAHAN
0.1 Para. 3 Persyaratan peraturan/perundangan (statutory & regulatory) berkaitan dengan produk secara tegas diminta (harus diidentifikasi sejak awal).
0.4 Ditambahkan penjelasan bahwa pengembangan ISO 9001:2008 mempertimbangkan standar ISO 14001:2004.
1.1 dan 1.2 • Disebutkan kembali persyaratan perundangan produk.
• Note 1: ditambahkan bahwa istilah produk (dalam realisasi produk) termasuk produk yang dibeli.
• Note 2: Peraturan/perundangan merupakan persyaratan hokum (legal).
2 Referensi yang digunakan adalah ISO 9000:2005.
3 Penjelasan tentang Pelanggan – Organisasi – Suplier dihilangkan.
4.1 • Kata “identifikasi (identify)” diganti menjadi “ditentukan (determine)”.
• Pernyataan berkenaan proses yang dioutsourcekan agar ditekankan tetapi maksudnya tetap sama.
• Note 2 ditambahkan untuk menjelaskan bahwa proses yang dioutsourcekan mungkin berkaitan dengan klausul 7.4 (Pembelian).
• Note 3 perluasan tipe pengendalian. Pengendalian juga dilakukan pada proses yang dioutsourcekan.
4.2.1 • Susunan kata agak ditata kembali tetapi maksudnya tetap sama.
• Note 2 ditambahkan untuk menjelaskan bahwa dokumen tunggal dapat terdiri dari persyaratan bagi satu atau lebih prosedur. Sebuah persyaratan untuk prosedur terdokumentasi dapat meliputi lebih dari dokumen, seperti: dokumen Tindakan Koreksi dan Pencegahan dijadikan satu dokumen.
4.2.3.f Klarifikasi tentang dokumen eksternal yang menjadi referensi yang dibutuhkan dalam Sistem Manajemen Mutu.
4.2.4 Panjang klausul ini dikurangi secara signifikan tetapi persyaratannya tidak berubah.
5.1.a Ditambahkan kata “statutory”.
5.5.2 Ditambahkan persyaratan bahwa Wakil Manajemen perlu berasal dari anggota manajemen organisasi.
6.2 • Perubahan Judul tetapi kalimatnya tetap sama (perubahan dalam perintah).
• Versi 2000 menyebutkan ’……………… berdampak terhadap mutu produk’, sekarang menjadi ‘…………. berdampak terhadap kesesuaian persyaratan produk’.
• 6.2.2 b) standa 2008 menyatakan bahwa ‘jika dapat diterapkan’ pelatihan perlu disediakan untuk memenuhi kompetensi yang diperlukan.
• 6.2.2 c) standar 2008 menyatakan bahwa pemenuhan kompetensi lebih menjamin dari pemeriksaan efektivitas pelatihan.
6.3 c) termasuk sistem informasi.
6.4 Ditambahkan catatan untuk menjelaskan bahwa lingkungan kerja termasuk kebisingan, temperature dan kelembaban.
7.1 c Ditambahkan kata Pengukuran.
7.2.1 • agak ditekankan.
• kata ‘berkaitan dengan’ diganti menjadi ‘dapat diterapkan’.
• Pernyataan tentang persyaratan tambahan ditentukan oleh organisasi menjadi perlu dipertimbangkan oleh organisasi.
• Ditambahkan catatan untuk menjelaskan bahwa kata ‘aktivitas setelah pengiriman’ termasuk: pemberian garansi, dll.
7.3.1 Ditambahkan catatan untuk menjelaskan bahwa Tinjauan Disain, verifikasi dan validasi adalah aktivitas terpisah, walaupun pelaksanaannya dapat dipisahkan atau digabungkan (kombinasi), seperti: aktivitas verifikasi dan validasi dilaksanakan bersamaan.
7.3.2 Pada paragraph terakhir, kata input-input ini menjadi input-input (saja).
7.3.3 • Kata ‘disediakan’ dihilangkan dan kata ‘sesuai untuk (suitable for)’ diganti menjadi ‘yang dapat (that enables)’.
• b) kata ‘untuk’ (penyediaan layanan) dihilangkan.
• Ditambahkan catatan yang memperhatikan cakupan terhadap ‘perlindungan produk’.
7.5.3 • Persyaratan tambahan untuk memperjelas bahwa status inspeksi dan test harus diidentifikasi selama realisasi produk.
• Agak ditekankan persyaratan terhadap rekaman kemamputelusuran.
7.5.4 • Penekanan terhadap persyaratan untuk menginformasikan kepada pelanggan jika terdapat masalah dan penyimpanan rekaman.
• Pernyataan “dan data personal” ditambahkan pada catatan tentang intelektual property.
7.5.5 • Penekanan dari “kesesuaian dari (conformity of)” menjadi “supaya mempertahankan/menjaga kesesuaian terhadap persyaratan”.
• “apabila sesuai (where appropriate)” diubah menjadi “jika dapat diterapkan (as applicable)”.
7.6 • Kata “peralatan (devices)” pada judul diubah menjadi “peralatan (equipment)”.
• Kata Merujuk ke 7.1 dihilangkan.
• c) “diidentifikasi untuk dapat” diubah menjadi ”mempunyai identifikasi untuk dapat (have identification to enable their)”.
• Note 1 ditambahkan untuk menghilangkan kata Merujuk ke 10012-2 dan diganti pada Note 3 untuk menjelaskan tetang verifikasi dan manajemen konfigurasi terhadap software computer (jika digunakan untuk aktivitas pemantauan dan pengukuran).
8.2.1 Ditambahkan catatan untuk menyediakan beberapa ide bagaimana kepuasan pelanggan dapat diukur.
8.2.2 • Persyaratan untuk prosedur terdokumentasi sudah ditekankan tetapi tidak berubah.
• Ditambahkan persyaratan terhadap rekaman audit dan hasil-hasilnya.
• Ditambahkan persyaratan Tanggungjawab manajemen terhadap area yang diaudit untuk menjamin tindakan koreksi dan pencegahan yang diperlukan.
• Catatan bahwa rujukan terhadap ISO 10011 diubah menjadi ISO 19011.
8.2.3 • Pernyataan “untuk menjamin kesesuaian terhadap produk” dihilangkan.
• Ditambahkan catatan untuk menjelaskan bahwa organisasi sebaiknya mempertimbangkan tipe pemantauan dan pengukuran proses dan jangkauannya yang berpengaruh terhadap mutu dan SMM.
8.2.4 Persyaratan “pemeliharaan bukti kesesuaian terhadap kriteria keberterimaan sudah dialihkan tetapi masih menjadi persyaratan.
8.3 • Persyaratan terhadap prosedur terdokumentasi sudah ditekankan tetapi tidak berubah.
• Pernyataan “jika dapat diaplikasikan (where applicable)” ditambahkan terhadap metode untuk menyelesaikan masalah produk tidak sesuai.
• Persyaratan untuk penyelesaian produk tidak sesuai yang mencakup aktivitas setelah pengiriman sudah dialihkan ke bullet d) tetapi tidak berubah.
• Persyaratan terhadap rekaman dialihkan tetapi tidak berubah.
1.4 PRINSIP MANAJEMEN MUTU
System ISO 9001:2008 focus pada effectifitas proses continual improvement dengan pilar utama pola berpikir PDCA, dimana dalam setiap process senantiasa melakukan perencanaan yang matang, implementasi yang terukur dengan jelas, dilakukan evaluasi dan analisis data yang akurat serta tindakan perbaikan yang sesuai dan monitoring pelaksanaannya agar benar-benar bisa menuntaskan masalah yang terjadi di organisasi.
Pilar berikutnya yang digunakan demi menyukseskan proses implementasi ISO 9001 ini, maka ditetapkanlah Delapan prinsip manajemen mutu yang bertujuan untuk mengimprovisasi kinerja system agar proses yang berlangsung sesuai dengan focus utama yaitu effectivitas continual improvement, 8 prinsip manajemen yang dimaksud adalah :
1. Customer Focus (focus kepada pelanggan) : Semua aktifitas perencanaan dan implementasi system sematamata untuk memuaskan customer.
2. Leadership (kepemimpinan) : Top Management berfungsi sebagai Leader dalam mengawal implementasi System bahwa semua gerak organisasi selalu terkontrol dalam satu komando dengan commitment yang sama dan gerak yang synergy pada setiap elemen organisasi.
3. Involvement of People (Keterlibatan semua orang) : Semua element dalam organisasi terlibat dan concern dalam implementasi system management mutu sesuai fungsi kerjanya masingmasing, bahkan hingga office boy sekalipun hendaknya senantiasa melakukan yang terbaik dan membuktikan kinerjanya layak serta berqualitas, pada fungsinya sebagai office boy.
4. Process Approach (Pendekatan Proses) : Aktifitas implementasi system selalu mengikuti alur proses yang terjadi dalam organisasi. Pendekatan pengelolaan proses dipetakan melalui business process. Dengan demikian, pemborosan karena proses yang tidak perlu bisa dihindari atau sebaliknya, ada proses yang tidak terlaksana karena pelaksanaan yang tidak sesuai dengan flow process itu sendiri yang berdampak pada hilangnya kepercayaan pelanggan.
5. System Approach to Management (Pendekatan System ke Management) : Implementasi system mengedepankan pendekatan pada cara pengelolaan (management) proses bukan sekedar menghilangkan masalah yang terjadi. Karena itu konsep kaizen, continual improvement sangat ditekankan. Pola pengelolaannya bertujuan memperbaiki cara dalam menghilangkan akar (penyebab) masalah dan melakukan improvement untuk menghilangkan potensi masalah.
6. Continual Improvement (Perbaikan berkelanjutan) : Improvement, adalah roh implementasi ISO 9001:2008.
7. Factual approach to decision making (Pendekatan Fakta sebagai Dasar Pengambilan Keputusan) : Setiap keputusan dalam implementasi system selalu didasarkan pada fakta dan data. Tidak ada data (bukti implementasi) sama dengan tidak dilaksanakannya system ISO 9001:2008.
8. Mutually beneficial supplier relationships (Kerjasama yang saling menguntungkan dengan pemasok) : Supplier bukanlah Pembantu, tetapi mitra usaha, business partner karena itu harus terjadi pola hubungan saling menguntungkan. Dengan 8 pilar ini diharapkan pelaksanaan ISO 9001:2008 benar-benar menjadi sangat productive dan effective untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam mencapai target-target yang telah ditetapkan.
1.5 MENERAPKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2008
Menerapkan sismtem manajemen mutu ISO-9001 adalah menyusun dan menerapkan berbagai aturan proses-proses dan sumber daya yang diperlukan untuk menjamin dihasilkan produk dan pelayanan bermutu. Penerapan sistem manajemen mutu ISO-9001 membutuhkan komitmen, kemauan dari pihak manajemen. Komitmen ini adalah syarat utama dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO-9001. Mengapa? Karena penerapan menyangkut 'banyak pengaturan' dan pengaturan tak akan efektif bila pihak manajemen sendiri tidak menghendakinya. Disamping itu, penerapan sistem manajemen mutu ISO-9001 juga membutuhkan penyediaan sumber daya dan hanya pihak manajemen yang bisa memutuskan untuk menyediakannya. Uraian dibawah ini menganggap bahwa manajemen di suatu organisasi sudah mempunyai komitmen untuk menerapkan sistem manajemen mutu, dengan demikian juga sudah berkomitmen untuk memberikan produk dan pelayanan yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan dan dapat memuaskan pelanggan.
1. Membentuk team
Menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9001 berarti mengatur berbagai proses yang dapat mempengaruhi mutu, baik langsung maupun tidak langsung. Proses yang dimaksud bukan hanya proses produksi atau proses pelayanan jasa, tetapi juga proses-proses pendukung dan proses-proses yang harus dilakukan oleh pihak manajemen. Proses yang dimaksud tersebar diseluruh bagian organisasi dan harus saling terkait secara harmonis untuk mencapai tujuan akhir: terciptanya produk yang bermutu. Itulah makanya penerapan sistem manajemen mutu ISO-9001 memerlukan sebuah team yang terdiri dari wakil-wakil setiap fungsi yang ada dalam organisasi. Team ini harus bekerjasama dan saling memberi masukan dalam pengaturan setiap proses yang mempengaruhi mutu.
2. Membangun Pemahaman Tentang Sistem Manajemn Mutu
Untuk menerapkan sistem manajemen mutu ISO-9001, team yang telah dibentuk harus memahami dengan baik:
• Konsep dasar sistem manajemen mutu dan persyaratan-persyaratan yang terkandung dalam ISO-9001.
• Analisa proses. Analisa proses penting karena penerapan ISO-9001 pada hakekatnya adalah pengaturan dari berbagai proses. Pengaturan proses dapat dilakukan bila team mempunyai kemampuan bagaimana mengidentifikasi elemen-elemen penting dari proses, mendefinisikan tujuan proses, persyaratan-persyaratan input-output proses dan mengidentifikasi peluang-peluang perbaikan proses.
• Dokumentasi: Manual, prosedur dan bentuk dokumen lain diperlukan sebagai bentuk tertulis dari berbagai pengaturan proses. Team perlu memahami bagaimana membuat dokumentasi yang mudah dipahami sekaligus efektif sebagai panduan untuk melakukan proses bagi setiap pihak yang memerlukan (bukan hanya anggota team).
• Sebagai tambahan, akan lebih baik bila team juga memahami paling tidak dasar-dasar dari manajemen perubahan. Penerapan ISO-9001 biasanya membutuhkan banyak perubahan dalam aktifitas yang dilakukan oleh karyawan organisasi. Perubahan selalu lebih mudah untuk dirancang daripada diterapkan. Team, yang juga berjungsi menjadi agen perubahan, perlu memahami beberapa aspek penting untuk membuat perubahan diterapkan dengan lancar dan efektif.
3. Membuat kebijakan mutu
Pentingnya komitmen dari pihak manajemen dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO-9001 sudah dijelaskan pada paragraph pertama tulisan ini. Kebijakan mutu adalah manifestasi dari komitmen tersebut dalam bentuk tertulis. Kebijakan mutu harus mengandung paling tidak komitmen untuk memenuhi pesyaratan produk dan komitmen untuk secara berkelanjutan meningkatkan kinerja mutu. Contoh kebijakan mutu:
PT ABC hanya mengirim produk yang sesuai atau melebihi persyaratan yang telah ditetapkan yang dapat memuaskan pelanggan.
PT ABC akan terus menerus meningkatkan mutu dan kinerja proses-proses yang mempengaruhi mutu.
Kebijakan mutu tidak hanya dibuat, tapi juga disebarkan ke seluruh lapisan organisasi. Pihak manajemen juga bertanggung jawab untuk memberikan keteladanan bagi semua karyawan. Tak akan ada gunanya kebijakan mutu yang tertulis dengan indah dan berbingkai mahal bila pihak manajemen menampakkan sikap yang menyepelekan mutu dan kepentingan pelanggan.
4. Pemetaan Proses Inti dan Pendukung
Pemetaan proses bertujuan untuk mengetahui proses-proses apa saja yang dilakukan organisasi anda dan bagaimana hubungan serta interaksi antar proses tersebut. Pemateaan proses selalu m,enjadi salah satu aktifitas awal dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001. Salah satu metoda yang sangat berguna dalam pemetaan proses adalah SIPOC, kependekan dari Supplier, Input, Proses, Output, Customer. Metoda ini memetakan proses dengan cara mengikuti alur dari input awal yang diterima organisasi sampai dikeluarkan output akhir yang dihasilkan oleh organisasi dan diterima pelanggan. Metoda ini sangat efektif dalam mengidentifikasi proses apa saja yang dilakukan organisasi sekaligus input-output yang meghubungkan berbagai proses. Pemetaan proses sebaiknya dilakukan bersama-sama oleh team yang terdiri dari wakil setiap fungsi yang ada dalam organisasi.
5. Analisa Proses Inti dan Pendukung
Setelah setiap proses teridentifikasi, langkah berikutnya adalah menganalisa proses. Pada tahap ini, setiap proses di kaji secara mendalam untuk menentukan perbaikan proses yang diperlukan agar proses dapat dilakukan lebih efektif, lebih effisien sekaligus memenuhi persyaratan ISO-9001 terkait.
Analisa Proses sebaiknya dilakukan bersama oleh:
• Supplier proses: pihak yang memberikan material ataupun informasi yang akan diolah oleh proses
• Pelaku proses: pihak yang melakukan proses
• Customer proses: pihak yang menerima output atau hasil dari proses.
Analisa proses pada hakekatnya adalah proses untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
• Apa tujuan dari proses?
• Apa pendapat pelanggan proses terhadap output yang dihasilkan proses? apa yang perlu diperbaiki?
• Kesalahan-kesalahan apa yang selama ini terjadi di setiap tahapan proses? apa yang perlu diperbaiki?
• Potensi kesalahan apa yang mungkin terjadi di setiap tahapan proses? apa yang perlu diperbaiki?
• Apa persyaratan ISO-9001 terkait dengan proses ini? apa yang perlu diperbaiki?
6. Penetapan Sasaran Mutu
Penetapan sasaran mutu sangat erat kaitannya dengan perbaikan-perbaikan proses yang ingin dilakukan. Apa yang ingin dicapai, misalnya, dengan memperbaiki proses produksi? berapa persen tingkat reject harus diturunkan? Berapa persen frekwensi komplain ingin diturunkan? Berapa persen keterlambatan pengiriman harus diturunkan? dan sebagainya.
ISO-9001 mensyaratkan agar sasaran mutu bersifat terukur. Artinya harus ada angka sasaran yang jelas sehingga dapat diketahui nantinya apakah sasaran sudah tercapai atau belum. ISO-9001 juga mensyaratkan agar sasaran mutu dibuat pada semua fungsi dan tingkatan organisasi yang relevan. Mudahnya, buat saja sasaran mutu pada semua departemen. Bila departemen dibagi lagi dalam beberapa bagian, buat juga sasaran untuk setiap bagian. Ada baiknya dibuat juga sasaran mutu berskala organisasi, yang menjadi acuan untuk setiap departemen dan bagain dalam membuat sasaran masing-masing.
7. Penyusunan Prosedur Pengendalian Dokumen
Prosedur ini perlu dibuat sebelum anda menerbitkan berbagai prosedur lain. Prosedur ini adalah 'prosedur untuk mengatur prosedur': bagaimana penyetujuan prosedur harus dilakukan, bagaimana pendistribusiannya, bagaiamana bila nanti diperlukan revisi, bagaimana menarik prosedur yang sudah tidak berlaku. Prosedur ini juga mengatur dokumen lain yang bukan prosedur seperti drawing, standar-standar, manual dan berbagai dokumen lain yang diperlukan bagi sistem manajemen mutu di organisasi anda.
8. Penyusunan Prosedur Pengendalian Catatan
Pada umumnya setiap proses akan menghasilkan berbagai bentuk 'catatan' atau 'record'. Proses produksi menghasilkan laporan produksi, proses inspeksi menghasilkan laporan inspeksi, proses pembelian menghasilkan salinan purchase order dan sebagainya. Catatan-catatan tersebut harus dikendalikan agar terpelihara dengan baik dan mudah diakses pada saat diperlukan. Itulah tujuan dari prosedur pengendalian catatan. Pengendalian yang dimaksud mencakup penyimpanan, pengarsipan agar mudah ditemukan dan pembuangan catatan-catatan lama yang sudah tidak diperlukan.
9. Penyusunan Aturan Untuk Proses Inti dan Pendukung Sistem Manajemen Mutu
Tahap ini terkait langsung dengan tahap 4 dan tahap 5. Setelah proses teridentifkasi pada tahap 4, kini saatnya membuat aturan untuk setiap proses dengan mempertimbangkan kebutuhan perbaikan yang diperoleh sebagai hasil analisa pada tahap 5. Aturan dapat berupa prosedur, instruksi kerja, standar atau bentuk dokumentasi lain. Tahapan ini bisa dikatakan sebagai inti dari penerapan sistem manajemen mutu.
Contoh, beberapa prosedur inti dan pendukung di perusahaan manufaktur:
Prosedur pemrosesan order
Prosedur penjadwalan produksi dan material
Prosedur pembelian
Prosedur pemilihan dan evaluasi pemasok
Control plan
Prosedur pengendalian produk tidak sesuai (prosedur wajib ISO-9001)
Prosedur pengiriman
Prosedur pemeliharaan mesin
Prosedur Rekrutmen dan Pelatihan
Prosedur yang telah siap lalu diproses (penyetujuan dan pendistribusian) sesuai dengan prosedur Pengendalian Dokumen yang telah ditetapkan sebelumnya.
10. Penyusunan prosedur lain yang dibutuhkan sistem manajemen mutu
Disamping prosedur-prosedur untuk proses inti dan pendukung, beberapa prosedur lain juga dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu anda, sekaligus untuk memenuhi persyaratan ISO-9001.
Prosedur tersebut:
Prosedur tindakan koreksi dan pencegahan
Prosedur audit mutu internal
Prosedur tinjauan manajemen (tidak wajib dalam bentuk prosedur tertulis)
11. Penerapan Aturan Proses
Prosedur-prosedur baru biasanya membuat karyawan harus merubah cara kerja yang telah bertahun-tahun mereka lakukan. Dan perubahan selalu tidak mudah. Untuk membuat karyawan merubah cara kerja, atau melakukan suatu yang baru, yang harus dilakukan terlebih dahulu adalah menanamkan kesadaran pada karyawan terkait tentang pentingnya perubahan dan menerapkan prosedur. Mereka harus tahu dengan sejelas mungkin mengapa perubahan harus dilakukan, apa manfaat dari perubahan dan apa konsekwensi dari tidak melakukan perubahan. Ada baiknya tidak menerapkan beberapa prosedur baru sekaligus. Mulai dari satu prosedur, lakukan pengembangan pemahaman dan kesadaran akan pentingnya prosedur, pantau penerapan. Bila sudah terdapat bukti prosedur dapat diterapkan dengan baik, perkenalkan lagi karyawan dengan prosedur yang berikutnya.
12. Audit Mutu Internal
Setelah semua prosedur diterapkan, tiba waktunya untuk memikirkan tentang audit mutu internal. Audit mutu internal adalah bentuk dari pemantauan secara berkala untuk mengetahui efektifitas dari penerapan prosedur. Sebelum itu, para auditor internal yang dipilih harus dibekali terlebih dahulu dengan pelatihan teknik audit. Pelatihan ini bertujuan untuk membangun kemampuan auditor internal dalam mencari bukti-bukti objektif apakah suatu prosedur telah diterapkan dengan efektif. Untuk sertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001, paling tidak organisasi telah melakukan satu siklus audit mutu internal sebelum dapat disertifikasi.
13. Tinjauan Manajemen
Untuk dapat diaudit oleh badan sertifikasi sistem manajemen mutu ISO 9001, organisasi juga perlu melakukan minimal satu siklus audit mutu internal dan tinjauan manajemen. Tinjauan manajemen bertujuan agar pihak manajemen mempunyai informasi yang cukup tentang penerapan sistem manajemen di organisasinya, lengkap dengan masalah-masalah yang ada didalmnya. Dengan begitu, pihak manajemen diharapkan dapat terus mendukung dan mengambil tindakan-tindakan yang diperlukan.
Tinjauan manajemen lazimnya dilakukan dalam bentuk rapat tinajaun manajemen. Dalam rapat ini setiap fungsi melaporkan perkembangan dari penerapan ISO-9001 di fungsinya masing-masing.
14. Memilih Badan Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001
Sama seperti jenis organisasi lain, ada badan sertifikasi dengan mutu pelayanan yang memuaskan, ada juga yang kurang memuaskan. Mutu pelayanan dimaksud mencakup responsiveness, kecepatan tanggap dalam memenuhi kebutuhan anda, kemudahan untuk dihubungi, penjadwalan audit, pengalokasian auditor, mutu auditor dan beberapa lagi yang lain. Beberapa badan sertifikasi menawarkan pelayanan tambahan seperti pemberian semacam pelatihan gratis secara berkala atau sekedar 'gathering' untuk mengupdate perkembangan terkait standar sistem manajemen mutu dan lainnya.
Salah satu yang bisa anda lakukan untuk mengetahui mutu pelayanan badan sertifikasi adalah dengan mencari informasi dari berbagai sumber yang mempunyai pengalaman langsung dengan badan sertifikasi tertentu. Tanyakan pada mereka bagaimana kinerja badan sertifikasi yang akan anda pilih. Apakah staff customer relation-nya mudah dihubungi pada saat diperlukan? apakah penjadwalan audit dilakukan jauh-jauh hari atau seringkali dilakukan secara mendadak? Apakah auditor-nya benar-benar berkompeten dan mengusai bidang yang diaudit? Apakah auditor-nya memperhatikan hal-hal yang crucial yang berguna bagi organisasi yang diaudit atau hanya fokus pada yang trivial?
15. Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu
Audit sertifikasi sebetulnya sama saja dengan audit internal. Bedanya, audit sertifikasi dilakukan oleh auditor dari badan sertifikasi. Dalam audit, auditor akan memeriksa seluruh proses dan aspek dalam organisasi anda yang berkaitan dengan mutu; apakah sudah memenuhi persyaratan ISO-9001? Atau masih perlu perbaikan?
Bila mereka menganggap sudah memenuhi seluruh persyaratan standar sistem manajemen mutu ISO-9001, maka organisasi anda akan mendapat sertifikat ISO-9001. Bila belum, mereka akan meminta anda untuk melakukan perbaikan terlebih dahulu.
1.6 MANFAAT PENERAPAN ISO 9001:2008
1. Menghadapi era perdagangan bebas (AFTA) 2003, perusahaan sebaiknya sudah menerapkan System Manajemen Mutu agar membantu perusahaan dalam meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui penyediaan jaminan mutu yang lebih baik.
2. Nilai kompetisi dan image perusahaan semakin meningkat dengan sertifikasi ISO 9001:2008.
3. Penerapan ISO 9001:2008 akan meningkatkan produktivitas, efisiensi, efektifitas operasional dan mengurangi biaya yang ditimbulkan barang cacat (reject) atau barang bermutu rendah dan limbah.
4. Membuat sistem kerja dalam suatu perusahaan menjadi standar kerja yang terdokumentasi dan mempunyai aturan kerja yang baik sehingga memudahkan dalam pengendalian.
5. Dapat berfungsi sebagai standar kerja untuk melatih karyawan yang baru
6. Menjamin bahwa proses yang dilaksanakan sesuai dengan sistem manajemen mutu yang ditetapkan.
7. Akan memudahkan Top Management dalam pencapaian target karena sudah dipersiapkannya target yang terukur dan rencana pencapaiannya.
8. Meningkatkan semangat dan moral karyawan karena adanya adanya kejelasan tugas dan wewenang (Job Description) dan hubungan antar bagian yang terkait sehingga karyawan dapat bekerja dengan efisien dan efektif.
9. Dapat mengarahkan karyawan agar berwawasan Mutu dalam memenuhi permintaan pelanggan, baik internal maupun eksternal.
1.7 PERUSAHAAN YANG MEMILIKI SERTIFIKAT ISO 9001:2008
Sertfikasi atas ISO 9001:2008 mempunyai arti bahwa system mutu perusahaan telah di asses atau dinilai dan hasilnya telah memenuhi persyaratan-persyaratan yang sesuai dengan standar ISO 9001:2008 yang dipilih. Sertifikasi yang berkaitan dengan ISO 9001:2008 sering disebut sertifikasi system mutu, yaitu pemberian sertifikat kepada perusahaan yang telah mampu menerapkan system mutu menurut ISO 9001:2008. Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa Sertifikat ISO 9001:2008 merupakan bukti atau jaminan bahwa perusahaan telah merencanakan dan menerapkan suatu system kualitas yang baik yang sesuai untuk produk dan seluruh proses produksi perusahaan, mulai dari pemilihan bahan baku, sumber daya manusia, pengolahan, peralatan sampai dengan pembuangan limbah industrinya. Berikut beberapa perusahaan yang memiliki sertifikat ISO 9001:2008:
1. PT Benakat Petroleum Energy Tbk (Benakat)
PT Benakat Petroleum Energy Tbk (Benakat), melalui anak usahanya PT Benakat Barat Petroleum (BBP) mendapat pengakuan internasional dalam bentuk sertifikasi ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 dan OHSAS 18001:2007. Perusahaan dinilai memiliki kepedulian dan komitmen terhadap para karyawan, masyarakat, lingkungan dan segenap pemangku kepentingan lainnya.
2. PT Infoglobal Teknologi Semesta (PT ITS) dan PT Infoglobal AutOptima (PT IAO)
Untuk mengetahui konsistensi penerapan Sistem Manajemen Mutu yang sesuai dengan standar ISO 9001:2008 di PT Infoglobal Teknologi Semesta (PT ITS) dan PT Infoglobal AutOptima (PT IAO), maka pada 30 Juni 2009 dilakukan Audit Surveillance oleh PT URS Indonesia. Audit menekankan pada pemantauan sistem di tujuh Departemen, yakni Elektronika, Manufaktur, Software, Implementasi, Infrastruktur, Quality Control (QC), serta Management Representative (MR). Berdasarkan audit tersebut PT ITS dan PT IAO dinyatakan masih layak mempertahankan sertifikat ISO 9001:2008.
3. PT PLN (PERSERO)
LMK-Certification memberikan sertifikat ISO 9001:2008 kepada unit-unit PLN maupun perusahaan di luar PLN sesuai dengan lingkup akreditasi LMK-Certification, yaitu Listrik & Peralatan Optik, Teknologi Informasi, Jasa Engineering dan Penyediaan Kelistrikan.
4. PT. Moradon Berlian Sakti
PT. Moradon Berlian Sakti Raih Sertifikat ISO 9001:2008 OLEH Sintegral Consulting - Minggu, 27 September 2009.
5. PT Moradon Berlian Sakti
Kini sistem manajemen PT Moradon Berlian Sakti telah mengacu pada standar manajemen mutu internasional ISO 9001:2008 dengan diraihnya sertifikat ISO 9001:2008. Sertifikat ISO 9001:2008 direkomendasikan badan sertifikasi PT TUV International Indonesia (member of TUV Rheinland Group) berdasarkan hasil audit sertifikasi (certification audit) pada Februari 2009.
6. PT. Patraindo
Patraindo merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penguliran pipa. berdiri tahun 1985. PT. Patraindo memiliki sertifikat ISO 9001: 2008, ISO 14001: 2004.
7. PT Hyundai Indonesia Motor
Pada hari ini, Selasa 15 Juni 2010, PT Hyundai Indonesia Motor – pabrik Hyundai di Indonesia sebagai Agen Pemegang Merek, memperoleh Sertifikasi ISO 9001:2008 dan 14001:2004 setelah melalui audit oleh Badan Sertifikasi SAI Global dan dinyatakan layak memperoleh sertifikat dari Badan Akreditasi JAZ-ANZ (Joint Accreditation System of Australia & New Zealand).
BAB II
ISO 14000
2.1 PENDAHULUAN
ISO adalah jaringan institusi standar nasional dari 148 negara, pada dasarnya satu anggota per negara, dengan sekretariatan pusat berada di Geneva, Switzerland, yang mengkoordinasikan sistem. ISO bukan organisasi pemerintahan. ISO menempati posisi spesial diantara pemerintah dan swasta. Hal ini disebabkan karena di satu sisi, banyak anggota institusi adalah bagian dari struktur pemerintahan negaranya atau ditugaskan oleh pemerintah. Tetapi di sisi lain, anggota lainnya berasal dari sektor privat, yaitu industri. Oleh karena itu, ISO dapat bertindak sebagai organisasi yang menjembatani dimana konsensus dapat diperoleh pada pemecahan masalah yang mempertemukan kebutuhan bisnis dan kebutuhan masyarakat.
Standarisasi internasional dimulai dari bidang elektronik: the International Electrotechnical Commission (IEC) yang didirikan pada tahun 1906. Pada tahun 1946, delegasi dari 25 negara bertemu dan memutuskan membuat organisasi internasional baru, dengan tujuan ”untuk memfasilitasi koordinasi internasional dan penyatuan standar industri.” Organisasi baru, ISO, resmi mulai beroperasi pada 23 Februari 1947. ISO 9000 dan ISO 14000 telah diimplementasikan oleh 610000 organisasi di 160 negara. ISO 9000 telah menjadi referensi internasional untuk keperluan manajemen kualitas dan ISO 14000 untuk manajemen lingkungan.
Pokok besar standar ISO sangat spesifik pada hasil, bahan, dan proses. Reputasi ISO 9000 dan 14000 dikenal sebagai ”standar sistem manajemen umum”. Umum disini maksudnya adalah standar yang sama dapat diaplikasikan pada organisasi apapun, besar atau kecil, apapun produk yang dihasilkannya. Sistem manajemen berarti struktur organisasi untuk mengatur prosesnya, atau aktifitasnya, untuk mengubah input sumber daya alam menjadi barang atau jasa yang mempertemukan tujuan organisasi, seperti kualitas kepuasan konsumen, mematuhi aturan, dan tujuan lingkungan organisasi, seperti kualitas kepuasan konsumen, mematuhi aturan, dan tujuan lingkungan.
Semua jenis organisasi pada saat ini sudah mulai sadar akan pentingnya masalah lingkungan, dan rnereka berusaha untuk mencapai dan menunjukkan kinerja lingkungan yang baik dengan mengendalikan dampak dari kegiatan, produk atau jasanya pada lingkungan, dengan memperhitungkan kebijakan dan tujuan lingkungannya. Organisasi tersebut melakukan hal ini karena makin ketatnya peraturan perundang undangan yang berlaku, perkembangan kebijakan ekonomi dan hal hal lain dalarn rangka perlindungan lingkungan, dan makin tingginya kesadaran masyarakat terhadap hal hal yang berkaitan dengan lingkungan termasuk pengembangan berkelanjutan.
Banyak organisasi yang telah menerapkan “tinjauan” atau “audit” lingkungan untuk menilai kinerja lingkungannya. Namun, “pengkajian” dan “audit” lingkungan yang dilakukannya sendiri tidak cukup untuk memberikan jaminan bahwa kinerja suatu organisasi bukan saja memenuhi, tetapi akan selalu memenuhi persyaratan perundang¬-undangan dan kebijakannya. Agar dapat efektif kegiatan ini perlu dilakukan menurut suatu sistem manajemen yang terstruktur dan terpadu dengan kegiatan manajemen yang terstruktur dan terpadu dengan kegiatan manajemen secara keseluruhan. Standar Nasional yang mencakup manajemen lingkungan dimaksudkan untuk memberi unsur unsur sistem manajemen lingkungan yang dapat dipadukan dengan persyaratan manajemen lainnya kepada organisasi, guna membantu organisasi mencapai tujuan-tujuan¬ lingkungan dan ekonomi. Standar standar ini, sebagaimana halnya Standar Nasional lainnya, tidaklah dimaksudkan sebagai alat untuk menciptakan hambatan perdagangan non tarif atau untuk menambah atau merubah kewajiban hukum organisasi.
Standar ini menetapkan persyaratan sistem manajemen lingkungan tersebut. Standar ini disusun agar dapat diterapkan oleh semua jenis dan ukuran organisasi dan telah memperhitungkan berbagai kondisi geografis, budaya dan sosial. Dasar pendekatannya seperti digambarkan pada Gambar 1. Keberhasilan sistem ini tergantung pada komitmen semua tingkat dan fungsi manajemen organisasi, khususnya dari manajemen puncak. Sistem semacam ini memungkinkan organisasi untuk membuat dan menilai efektifitas prosedur merumuskan kebijaksanaan dan tujuan lingkungan, mencapai kesesuaian dengan kebijakan dan tujuan lingkungan memperlihatkan kesesuaian dengannya, dan memperlihatkan kesesuaian tersebut kepada organisasi lainnya. Tujuan keseluruhan dari Standar ini adalah mendukung perlindungan lingkungan dan pencegahan pencemaran yang seimbang dengan kebutuhan sosio ekonomis. Perlu dicatat bahwa banyak persyaratan yang dapat diarahkan atau ditinjau kembali secara bersamaan pada setiap saat. Ada perbedaan penting antara spesifikasi di sini yang menerangkan persyaratan untuk sertifikasi atau registrasi dan atau pernyataan diri dari sistem manajemen lingkungan organisasi dan panduan yang tidak terkait dengan sertifikasi yang dimaksudkan untuk memberikan bantuan generik kepada organisasi untuk menerapkan atau memperbaiki sistem manajemen lingkungan. Manajemen lingkungan mencakup berbagai isu yang meliputi hal hal yang berkaitan dengan masalah strategis dan persaingan. Pembuktian keberhasilan penerapan Standar ini dapat digunakan oleh organisasi yang bersangkutan untuk memberikan jaminan kepada pihak pihak yang terkait bahwa sistem manajemen Iingkungan telah dilaksanakan secara memadai.
2.2 Tentang ISO 14000
1. Apa sebenarnya standar ISO 14000 series dan apa saja yang tercakup di dalamnya?
ISO 14000 series merupakan seperangkat standar internasional bidang manajemen lingkungan yang dimaksudkan untuk membantu organisasi di seluruh dunia dalam meningkatkan efektivitas kegiatan pengelolaan lingkungannya. Perumusan standar ISO 14000 series diprakarsai dunia usaha sebagai kontribusi terhadap pencapaian Pembangunan Berkelanjutan yang disepakati dalam KTT Bumi di Rio de Janeiro Tahun 1992. Wakil pihak pemerintah, dunia usaha, pakar, praktisi dan pihak lain yang berkepentingan terlibat dalam perumusan standar tersebut. ISO 14000 series mencakup beberapa kelompok perangkat pengelolaan lingkungan, a.l. Sistem Manajemen Lingkungan, Audit Lingkungan, Evaluasi Kinerja Lingkungan, Ekolabel, dan Kajian Daur Hidup Produk. Penerapan standar tersebut bersifat sukarela. Standar yang paling populer adalah ISO 14001 Sistem Manajemen Lingkungan yang menjadi dasar sertifikasi ISO 14001.
2. Siapa yang dapat dan perlu menerapkan standar ISO 14000 tersebut?
Semua organisasi dari beragam jenis kegiatan, beragam ukuran, berbeda lokasi, pada prinsipnya dapat menerapkan standar ISO 14000, sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Beberapa pihak organisasi perlu dan berkepentingan untuk menunjukkan kepada pihak lain (mitra usaha, konsumen, masyarakat, investor, dll) bahwa kegiatan pengelolaan lingkungan organisasi yang bersangkutan. mengikuti standar yang diakui secara internasional, seperti ISO 14000. Faktor pendorong utama dalam penerapan standar ISO 14000 di seluruh dunia adalah semakin meningkatnya kepedulian berbagai pihak terhadap pentingnya upaya pelestarian fungsi lingkungan hidup. Di satu sisi, pihak organisasi ybs dapat secara proaktif menerapkan standar ISO 14000 untuk meningkatkan citra organisasi dan meningkatkan daya saingnya, sementara di sisi lain banyak organisasi lain merasa perlu menerapkan standar ISO 14000 untuk mengantisipasi permintaan konsumen dan mitra usaha.
3. Apa saja manfaat penerapan standar ISO 14000 ?
Penerapan standar ISO 14000 berpotensi untuk, antara lain :
1. Meningkatkan citra organisasi.
2. Meningkatkan kinerja lingkungan organisasi
3. Meningkatkan penaatan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan pengelolaan lingkungan
4. Mengurangi resiko usaha
5. Meningkatkan efisiensi kegiatan
6. Meningkatkan daya saing
7. Meningkatkan komunikasi internal dan hubungan baik dengan berbagai pihak berkepentingan
8. Memperbaiki manajemen organisasi dengan menerapkan perencanaan, pelaksanaan, pengukuran dan tindakan perbaikan (plan, do, check, act)
4. Bagaimana Peran Kementerian Lingkungan Hidup (KLH) dalam penerapan ISO 14000 di Indonesia ?
Berdasarkan diskusi dengan berbagai pihak berkepentingan di Indonesia, KLH menyadari potensi penerapan standar ISO 14000 bagi peningkatan kualitas pengelolaan lingkungan hidup Indonesia serta peningkatan peran serta dunia usaha untuk secara pro-aktif mengelola lingkungan. Oleh karena itu, KLH mendorong dan memfasilitasi penerapan standar ISO 14000 di Indonesia. Berbagai seminar, lokakarya, pelatihan tentang ISO 14000 telah dilaksanakan sejak tahun 1995, yang dimaksudkan menjadi motor penggerak penerapan standar ISO 14000 di Indonesia. Seiring dengan pertumbuhan populasi para praktisi dalam bidang tersebut serta dengan pendekatan pemberdayaan pihak swasta yang kompeten, maka KLH mengharapkan agar peran motor penggerak penerapan standar ISO 14000 tersebut dilanjutkan oleh pihak swasta. Hal ini konsisten dengan latar belakang pengembangan standar ISO 14000 yang dimotori oleh dunia usaha dan didukung oleh para praktisi berpengalaman.
Terkait dengan komitmen memfasilitasi penerapan standar ISO 14000 tersebut, KLH pada saat ini mempunyai unit kerja Asisten Deputi Urusan Standarisasi dan Teknologi. Fokus perhatian yang diberikan adalah efektifitas penerapan SML, baik yang dengan sertifikasi ISO 14001 maupun yang tidak.
5. Bagaimana kedudukan dan kaitan ISO 14000 dengan peraturan perundang-undangan lingkungan hidup ?
Penerapan ISO 14000 tidak menggantikan peraturan perundang-undangan pengelolaan lingkungan. Walaupun bersifat sukarela, penerapan ISO 14000 diharapkan dapat melengkapi pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan pengelolaan lingkungan oleh organisasi pelaksana kegiatan/usaha. KLH senantiasa membuka dialog dengan berbagai pihak berkepentingan, khususnya para praktisi yang terlibat langsung dalam penerapan standar ISO 14000, untuk meningkatkan sinergi dari penerapan standar ISO 14000 dan pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan pengelolaan lingkungan
6. Bagaimana tanggapan dari berbagai pihak (dunia usaha, Pemerintah, masyarakat) di Indonesia terhadap sertifikasi ISO 14001 ?
Pada saat ini, diperkirakan terdapat lebih dari 230 sertifikat ISO 14001 yang diberikan oleh berbagai Lembaga Sertifikasi kepada beragam organisasi di Indonesia. Di bandingkan dengan negara lain, jumlah ini masih relatif kecil. Salah satu kendala yang dikemukakan oleh dunia usaha adalah biaya sertifikasi. Terkait dengan hal ini, banyak organisasi usaha yang tertarik untuk mengembangkan Sistem Manajemen Lingkungan namun tidak melakukan sertifikasi. Sementara itu, dari pihak Pemerintah dan masyarakat pada umumnya masih belum memahami standar ISO 14000 dan sertifikasi ISO 14001. Oleh karena itu, program sosialisasi perlu semakin ditingkatkan.
7. Sejauh mana penerapan standar ISO 14000 dapat memberikan kontribusi terhadap isu-isu lingkungan populer yang sedang kita hadapi saat ini atau terhadap upaya pelestarian LH pada umumnya?
Kita perlu memahami bahwa penerapan standar ISO 14000 tidak akan secara langsung dan segera memberikan hasil nyata perbaikan kinerja lingkungan dan pelestarian lingkungan hidup. Potensi perbaikan bersifat bertahap, namun sistematis dan berkelanjutan, serta efisien. Proses bertahap inilah yang diharapkan dapat mewujudkan Pembangunan Berkelanjutan (Sustainable Development). Terkait dengan isu lingkungan populer saat ini, pihak-pihak terkait dapat menerapkan standar ISO 14000 yang relevan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan lingkungannya. Standar ISO 14000 merupakan investasi bersama, yang merupakan hasil rumusan para pakar dan praktisi berpengalaman di seluruh dunia. Seyogyanya kita di Indonesia dapat memanfaatkan standar tersebut dengan sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan bersama.
8. Isu-isu penting apa saja yang dihadapi dalam penerapan Sistem Manajemen Lingkungan (SML) ?
Standar ISO 14001 adalah satu-satunya standar dalam ISO seri 14000 yang dapat dijadikan persyaratan sertifikasi, namun penerapan standar ISO 14001 tidak secara otomatis harus mendapatkan sertifikasi. Standar ISO 14001 memuat komponen dan proses berjalannya sistem manajemen terhadap aspek lingkungan dari kegiatan, produk atau jasa suatu organisasi. Suatu organisasi yang menerapkan SML mengikuti standar ISO 14001 dapat mengajukan permohonan sertifikasi ISO 14001 kepada Lembaga Sertifikasi yang terakreditasi. Lembaga Sertifikasi selanjutnya akan mengevaluasi kesesuaian SML organisasi yang bersangkutan dengan standar ISO 14001 dan juga efektivitas SML tersebut.
1. Banyak pihak mempunyai persepsi yang kurang tepat terhadap SML dan sertifikasinya, a.l. sbb: Standar SML menggunakan pendekatan proses perbaikan secara sistematis dan berkelanjutan. Standar tersebut tidak memuat tingkat kinerja lingkungan tertentu. Oleh karena itu, sertifikasi ISO 14001 tidak senantiasa bermakna bahwa kinerja lingkungan organisasi yang bersangkutan. lebih baik daripada organisasi lain yang tidak mempunyai sertifikat ISO 14001.
2. Sertifikasi ISO 14001 tidak diberikan oleh pihak Pemerintah, tetapi oleh Lembaga Sertifikasi yang terakreditasi oleh Badan Akreditasi yang berwenang, mengikuti aturan main yang disepakati secara internasional. Oleh karena itu, Lembaga Sertifikasi-lah yang bertanggungjawab langsung menjamin ketepatan pemberian sertifikat ISO 14001.
3. Apabila ada situasi ketidaktaatan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan pengelolaan lingkungan, sertifikat ISO 14001 tidak secara otomatis dicabut oleh Lembaga Sertifikasi yang memberikan. Namun, berdasarkan SML organisasi yang bersangkutan. harus segera melakukan tindakan perbaikan dan mencegah terulangnya ketidaktaatan tersebut. Lembaga Sertifikasi akan mengevaluasi efektivitas proses perbaikan tersebut.
4. Perolehan sertifikat ISO 14001 bukan merupakan tujuan akhir penerapan SML, namun merupakan salah satu tahap awal dalam mewujudkan proses perbaikan secara sistematis dan berkelanjutan. Organisasi yang menerapkan SML tanpa sertifikasi pun dapat juga mewujudkan proses yang sama.
2.3 Sistem Manajemen Lingkungan Menurut Standar ISO 14000
Dalam satu dasawarsa terakhir ini kebutuhan akan suatu sistem standardisasi semakin dirasakan urgensinya. Hal ini mendorong organisasi Internasional di bidang standardisasi yaitu ISO (International Organization for Standardization) mendirikan SAGE (Strategic Advisory Group on Environment) yang bertugas meneliti kemungkinan untuk mengembangkan sistem standar di bidang lingkungan. SAGE memberikan rekomendasi kepada ISO untuk membentuk panitia teknik (TC) yang akan mengembangkan standar yang berhubungan dengan manajemen lingkungan. Pada tahun 1993, ISO membentuk panitia teknik TC 207 untuk merumuskan sistem standardisasi dalam bidang lingkungan. Hasil kerja panitia TC 207 kemudian dikenal sebagai standar ISO seri 14000 (Lee Kuhre, 1996).
Dalam menjalankan tugasnya ISO/TC 207 dibagi dalam enam sub komite (SC) dan satu kelompok kerja (WG) yaitu :
Sub-komite 1, SC-1 : Sistem Manajemen Lingkungan (SML)
Sub-komite 2, SC-2 : Audit Lingkungan (AL)
Sub-komite 3, SC-3 : Pelabelan Lingkungan (Ekolabel)
Sub-komite 4, SC-4 : Evaluasi Kinerja Lingkungan
Sub-komite 5, SC-5 : Analisis Daur Hidup
Sub-komite 6, SC-6 : Istilah dan Definisi
Kelompok Kerja 1, WG-1 : Aspek lingkungan dalam Standar Produk.
Pada akhir tahun 1996 panitia teknik TC 207 telah menerbitkan lima standar yaitu :
1. ISO 14001 (Sitem Manajemen Lingkungan-Spesifikasi dengan Panduan untuk Penggunaan).
2. ISO 14004 ( Sistem Manajemen Lingkungan – Pedoman umum atas Prinsip-prinsip, sistem dan teknik pendukungnya).
3. ISO 14010 (Pedoman Umum Audit Lingkungan-Prinsip-prinsip Umum Audit Lingkungan).
4. ISO 14011 (Pedoman Untuk Audit Lingkungan-Prosedur Audit Lingkungan-Audit Sistem Manajemen Lingkungan).
5. ISO 14012 (Pedoman untuk Audit Lingkungan – Kriteria Persyaratan untuk menjadi Auditor Lingkungan).
Sejak tahun 1997 diterbitkan dan akan diterbitkan beberapa standar yaitu :
1. ISO 14020 ( Pelabelan Lingkungan dan Deklarasi – Tujuan tujuan dan semua Prinsip – prinsip Pelebelan Lingkungan).
2. ISO 14021 (Pelabelan Lingkungan daan Deklarasi – Pernyataan diri Klaim Lingkungan-Istilah dan Definisi).
3. ISO 14022 (Pelabelan Lingkungan daan deklarasi-Simbol-simbol).
4. ISO 14023 (Pelabelan Lingkungan dan Deklarasi-Metodologi Pengujian dan Verifikasi).
5. ISO 14024 (Pelabelan Lingkungan – Program bagi Pelaksana – Prinsip pemandu, Prosedur praktek dan sertifikasi dan program kriteria ganda).
6. ISO 14025 (Pelabelan Lingkungan dan Deklarasi-Pelebelan lingkungan
7. ISO 14031 (Evaluasi Kinerja Lingkungan).
8. ISO 14040 (Asesmen Daur Hidup-Prinsip dan Kerangka).
9. ISO 14041 (Asesmen Daur Hidup-sasaran daan Definisi-IstilahLingkup dan Analisis Inventarisasi).
10. ISO 14042 (Asesmen Daur Hidup-Asesmen dampak)
11. ISO 14043 (Asesmen Daur Hidup-Asesmen penyempurnaan).
12. ISO 14050 (Istilah daan Definisi).
13. ISO 14060 (ISO-IEC Guide 64) Panduan untuk aspek lingkungandalam standar produk.
Standar ISO seri 14000 terbagi dalam dua bidang yang terpisah yaitu evaluasi organisasi dan evaluasi produk. Evaluasi organisasi terbagi dari 3 sub sistem yaitu sub sistem manajemen lingkungan, audit lingkungan dan evaluasi kinerja lingkungan. Evaluasi produk terdiri dari sub sistem aspek lingkungan pada standar produk, label lingkungan dan asesmen daur hidup.
Pada dasarnya ISO 14000 adalah standar manajemen lingkungan yang sifatnya sukarela tetapi konsumen menuntut produsen untuk melaksanakan program sertifikasi tersebut. Pelaksanaan program sertifikasi ISO 14000 dapat dikatakan sebagai tindakan proaktif dari produsen yang dapat mengangkat citra perusahaan dan memperoleh kepercayaan dari konsumen. Dengan demikian maka pelaksanaan Sistem Manajemen Lingkungan (SML) berdasarkan Standar ISO Seri 14000 bukan merupakan beban tetapi justru merupakan kebutuhan bagi produsen.
2.4 Tujuan Penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001
Tujuan secara menyeluruh dari penerapan sistem manajemen lingkungan (SML) ISO 14001 sebagai standar internasional yaitu untuk mendukung perlindungan lingkungan dan pencegahan pencemaran yang seimbang dengan kebutuhan sosial ekonomi. Manajemen lingkungan mencakup suatu rentang isu yang lengkap meliputi hal-hal yang berkaitan dengan strategi dan kompetisi. Peragaan penerapan yang berhasil dari ISO 14001 dapat digunakan perusahaan untuk menjamin pihak yang berkepentingan bahwa SML yang sesuai tersedia.
Tujuan utama dari sertifikasi ISO 14001 adalah untuk menjaga kelangsungan hidup tumbuhan dan binatang dalam kondisi terbaik yang paling mememungkinkan. Pengelolaan lingkungan dalam sertifikasi ISO mungkin hanya merupakan satu langkah kecil, namun demikian proses ini akan berkembang dan meningkat sejalan dengan bertambahnya pengalaman, penciptaan, pencatatan, dan pemeliharaan dari sistem yang diperlukan untuk sertifikasi yang diharapakan dapat membantu kondisi lingkungan (Pramudya, 2001). Dampak positif terbesar terhadap lingkungan kiranya adalah pengurangan limbah berbahaya. Sertifikasi ISO mensyaratkan program-program yang akan menurunkan penggunaan bahan-bahan kimia berbahaya dan limbah berbahaya.
2.5 Manfaat dan Implikasi Penerapan SML Standar ISO 14000
Adapun manfaat utama dari program sertifikasi ISO 14000 antara lain (Kuhre, 1995) :
1. Dapat mengidentifikasi, memperkirakan daan mengatasi resiko lingkungan yang mungkin timbul.
2. Dapat menekan biaya produksi dapat mengurangi kecelakaan kerja dapat memelihara hubungan baik dengan masyarakat, Pemerintah dan pihak-pihak yang peduli terhadap lingkungan.
3. Memberi jaminan kepada konsumen mengenai komitmen pihak manajemen puncak terhadap lingkungan.
4. Dapat mengangkat citra perusahaan, meningkatkan kepercayaan konsumen dan memperbesar pangsa pasar.
5. Menunjukkan ketaatan perusahaan terhadap Peraturan Perundang – undangan yang berkaitan dengan lingkungan.
6. Mempermudah memperoleh izin dan akses kredit bank.
7. Dapat meningkatkan motivasi para pekerja.
Implikasi SML :
1. Diperlukan ekstra sumberdaya dari organisasi ketika mengadopsi dan membangun SML.
2. Birokrasi organisasi cenderung (berpotensi) meningkat karena adanya prosedur, instruksi kerja dan proses sertifikasi.
DAFTAR PUSTAKA
1. http://www.ibrosys.com/manaj-mutu/82-menerapkan-sistem-manajemenmutu-iso-9001-2008.html
2. www.infometrik.com/wp-content/.../PRINSIP-DASAR-ISO-9001.pdf
3. http://www.bsn.or.id/news_detail.php?news_id=821
4. http://qpiconsulting.com/?Produk:ISO_9001
5. http://translate.google.co.id/translate?hl=id&langpair=en|id&u=http://en.wikipedia.org/wiki/ISO_14000
